To SMS αποτελεί ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης μια ναυτιλιακής εταιρίας και των πλοίων που διαχειρίζεται με σκοπό την διασφάλιση της ασφάλειας και της υγείας των εργαζομένων της, την προστασία του περιβάλλοντος και της ιδιοκτησίας. Ουσιαστικά αποτελεί ένα μέσο για την συστημική προσέγγιση της εταιρίας και των πλοίων αναφορικά με την στρατηγική διαχείριση της ασφάλειας και του ρίσκου.
Πιο συγκεκριμένα, το SMS αποτελεί μια βασική απαίτηση της εφαρμογής του ISM Code (International Safety Management Code) ώστε η εταιρία και τα πλοία να μπορούν να ανταπεξέλθουν και να συμμορφωθούν με στους στόχους και τους κανονισμούς που έχει θέσει ο συγκεκριμένος κανονισμός.
Το SMS θα πρέπει να διασφαλίζει την εφαρμογή διαδικασιών ελέγχου ποιότητας όπως αναφέρονται στον ISM Code, έτσι ώστε να συμμορφώνεται με κανονισμούς και τις οδηγίες διαφόρων οργανισμών π.χ. των νηογνωμόνων και θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:
- Την διατύπωση πολιτικής ασφάλειας και προστασίας του περιβάλλοντος
- Οδηγίες και διαδικασίες που διασφαλίζουν την ασφαλή λειτουργία των πλοίων, προστατεύουν το περιβάλλον και συμμορφώνονται με την σχετική διεθνή νομοθεσία και την νομοθεσία των σημαιών των πλοίων
- Τον καθορισμό των επιπέδων εξουσίας και των μέσων επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων εν πλω και στη ξηρά
- Διαδικασίες για την αναφορά ατυχημάτων (incidents) και της μη-συμμόρφωσης (non-conformities) σύμφωνα με τα προβλεπόμενα του ISM Code
- Διαδικασίες για την προετοιμασία και την ανταπόκριση σε εκτατές καταστάσεις
- Διαδικασίες εσωτερικών ελέγχων και αναθεωρήσεων της διοίκησης
Το παραπάνω περιεχόμενο θα πρέπει να καταγράφεται συνολικά σε ένα έγγραφο (SMS) το οποίο θα πρέπει να βρίσκεται τυπωμένο ή και σε ηλεκτρονική μορφή σε κάθε πλοίο.
Σχετικά με την εφαρμογή του ISM Code τόσο από την ναυτιλιακή εταιρία, όσο και από τα πλοία, οι σημαίες των πλοίων είναι υπεύθυνες για την έκδοση των σχετικών πιστοποιητικών. ΤΟ DOC (Document Of Compliance) αποτελεί ένα έγγραφο το οποίο εκδίδεται εκ μέρους της κυβέρνησης που εκπροσωπεί την σημαία του πλοίου ή από έναν οργανισμό (νηογνώμονα) εκ μέρους της κυβέρνησης το οποίο πιστοποιεί πως ο πλοιοκτήτης ή ο διαχειριστής έχει αναπτύξει επαρκώς το SMS. Αντίστοιχα, το SMC (Safety Management Certificate) εκδίδεται σε κάθε πλοίο ξεχωριστά και δηλώνει πως διαχειρίστρια εταιρία και το πλοίο λειτουργούν σύμφωνα με το SMS.
Από την πιο πρακτική σκοπιά του θέματος, ο ναυτικός έρχεται καθημερινά σε επαφή με το SMS της εταιρίας στο πλαίσιο των καθηκόντων και τον αρμοδιοτήτων του. Πιο συγκεκριμένα, το SMS περιλαμβάνει ένα σύνολο εντύπων όπως οι αξιολογήσεις κινδύνων (Risk Assessments), εντύπων ελέγχου (checklists),αφισών (posters) που αποσκοπούν στην ασφαλή, σωστή και αποτελεσματική εκτέλεση των εργασιών. Το SMS της εταιρίας θα πρέπει να αναθεωρείται σύμφωνα με το σχετικό διεθνές νομοθετικό πλαίσιο που περιβάλλει ένα πλοίο άλλα και με τις απαιτήσεις των πελατών (π.χ. ναυλωτών) και άλλων ενδιαφερομένων και αποτελεί μια συρραφή εγγράφων η οποία συνεχώς μεταβάλλεται και αναπροσαρμόζεται στις συνθήκες.
Για την διευκόλυνση των αναθεωρήσεων των SMS πολλές εταιρίες έχουν προχωρήσει στην ανάπτυξη του ηλεκτρονικού SMS έχοντας καταφέρει να δώσουν έναν πιο δυναμικό χαρακτήρα στην δομή του και στην ενημέρωση του από τους ναυτικούς.
