Η έγκαιρη και σωστή συμπλήρωση των port documents, δηλαδή των εγγράφων που απαιτούν οι λιμένες, αποτελεί κύρια προϋπόθεση για την αποδοχή του πλοίου στον λιμένα. Ανάλογα με τον τύπο του πλοίου, το τυχόν φορτίο που μεταφέρεται και την επιχείρηση του πλοίου στον λιμένα, ένα πλήθος εγγράφων θα πρέπει να αποσταλούν εκ των προτέρων.
Παρά τις διαφοροποιήσεις μεταξύ των λιμένων και των κρατών, ορισμένα απαιτούμενα έγγραφα είναι κοινά, όπως τα παρακάτω:
• Crewlist: Η λίστα αυτή περιλαμβάνει τα στοιχεία του πληρώματος του πλοίου, όπως ονοματεπώνυμο, εθνικότητα, ημερομηνία και τόπος γέννησης και στοιχεία διαβατηρίου.
• Passenger list: Η λίστα περιλαμβάνει τα στοιχεία των επιβατών του πλοίου.
• Port of Call list: Στη συγκεκριμένη λίστα αναφέρονται με χρονολογική σειρά τα προηγούμενα λιμάνια που επισκέφθηκε το πλοίο και αντίστοιχα οι μέρες παραμονής στο κάθε λιμάνι.
• Vaccination list: Δύο λίστες που περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία εμβολιασμού του πληρώματος, όπως κίτρινος πυρετός, χολέρα, Covid-19, κ.λπ.
• Bonded Store list: Η συγκεκριμένη λίστα αναφέρεται στα προϊόντα του bonded store του πλοίου. Το bonded store αποτελεί έναν χώρο με προϊόντα προς πώληση, τα οποία διατίθενται προς το πλήρωμα, όπως σνακ, είδη υγιεινής, αλκοολούχα ποτά, είδη καπνού, κ.λπ. Το bonded store παραμένει σφραγισμένο κατά την παραμονή του πλοίου σε λιμένες και ελέγχεται από τις τελωνειακές αρχές.
• Provision list: Η εν λόγω λίστα περιλαμβάνει τα είδη και τις ποσότητες των τροφίμων και των ροφημάτων που διαθέτουν η αποθήκη και τα ψυγεία της κουζίνας. Τα παραπάνω είδη και οι ποσότητες, καθώς και η δυνατότητα/καταλληλότητα κατανάλωσής τους, μπορούν να ελεγχθούν από την αγορανομική υπηρεσία του κράτους.
• NIL list: (Nothing In List): Η συγκεκριμένη λίστα διαμορφώνεται ανάλογα με τις απαιτήσεις του λιμένα και συνήθως αναφέρει την απουσία από το πλοίο: πυροβολικού εξοπλισμού (ammunition), ζώων, κ.λπ.
• Maritime Declaration of Health: Το συγκεκριμένο έγγραφο αφορά την υγεία του πληρώματος και απαιτεί την καταγραφή τυχόν κρουσμάτων ή προβλημάτων υγείας που έχουν εντοπιστεί στο πλοίο.
• Certificates: Ανάλογα με το πλοίο και τις απαιτήσεις, οι αρχές του λιμανιού μπορεί να ζητήσουν ένα πλήθος πιστοποιητικών που επιβεβαιώνουν την καταλληλότητα του πλοίου.
• Ηλεκτρονικά έντυπα ePan electronic Pre-arrival notification: Τα παραπάνω έντυπα περιέχουν ένα πλήθος πεδίων που αφορούν τα χαρακτηριστικά του πλοίου, του ταξιδιού, του φορτίου και του πληρώματος. Συνήθως τα έντυπα είναι αυτοματοποιημένα και μεταφέρουν τις λεπτομέρειες στα κεντρικά συστήματα πληροφόρησης των λιμένων.
Τα απαιτούμενα έγγραφα ενός λιμένα, καθώς και όποιες άλλες απαιτήσεις, αποτελούν συνήθως ευθύνη του συνεργαζόμενου ατζέντη. Τα έγγραφα ετοιμάζονται από τον πλοίαρχο σε συνεργασία με τον αρμόδιο ανθυποπλοίαρχο και αποστέλλονται το νωρίτερο δυνατό πριν από την άφιξη του πλοίου, ώστε οι λιμενικές αρχές να αποδεχτούν τον ελλιμενισμό του πλοίου.
